Datenschutzerklärung
DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Stand: 01.08.2026
1. Datenschutz auf einen Blick
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen unserer Webseite, bei Kontaktanfragen sowie im Zusammenhang mit unseren Sicherheitsdienstleistungen verarbeiten.
PingSec steht für moderne Sicherheitsdienstleistungen mit digitalen Prozessen. Dabei achten wir darauf, personenbezogene Daten nur soweit zu verarbeiten, wie dies für die jeweilige Leistung, Kommunikation, Dokumentation oder rechtliche Verpflichtung erforderlich ist.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
PingMax GmbH
Harkortstraße 25
40880 Ratingen
E-Mail: info@pingsec.de
Telefon: +49 2102 5519820
Vertreten durch:
Rainer Jakob
3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn:
- Sie uns eine Einwilligung erteilt haben,- die Verarbeitung zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist,- die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrages erforderlich ist,- wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind,- oder wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung haben.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
4. Besuch unserer Webseite
Beim Aufruf unserer Webseite werden durch den Webserver automatisch technische Informationen verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:
- IP-Adresse- Datum und Uhrzeit des Zugriffs- aufgerufene Seite- verwendeter Browser- Betriebssystem- Referrer-URL- übertragene Datenmenge- technische Server-Logdaten
Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Webseite technisch bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten und mögliche Störungen analysieren zu können.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Webseite.
5. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Name- Unternehmen- E-Mail-Adresse- Telefonnummer- Inhalt der Anfrage- Veranstaltungs- oder Objektinformationen- gewünschte Leistungen- Kommunikationsverlauf
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines bestehenden Vertragsverhältnisses.
6. Angebotsanfragen und Auftragsabwicklung
Wenn Sie ein Angebot anfordern oder Sicherheitsdienstleistungen beauftragen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten.
Dazu können insbesondere gehören:
- Name und Kontaktdaten des Auftraggebers- Unternehmensdaten- Rechnungsanschrift- Einsatzort- Veranstaltungsdaten- Objektinformationen- Ansprechpartner vor Ort- gewünschter Leistungsumfang- Einsatzzeiten- besondere Anforderungen- behördliche Vorgaben- Vertrags- und Abrechnungsdaten
Die Verarbeitung erfolgt zur Angebotserstellung, Vertragsdurchführung, Einsatzplanung, Abrechnung und Kommunikation.
7. Sicherheitsdienstleistungen und digitale Dokumentation
Im Rahmen unserer Sicherheitsdienstleistungen können einsatzbezogene Informationen digital dokumentiert werden.
Dies kann insbesondere betreffen:
- Einsatzort- Einsatzzeit- Ansprechpartner vor Ort- Kontrollgänge- Ereignisse und besondere Vorkommnisse- Maßnahmen während des Einsatzes- Zutritts- oder Einlassereignisse- Schicht- und Einsatzinformationen- objektbezogene Dienstanweisungen- Berichte und Nachweise zur Leistungserbringung
Die digitale Dokumentation dient der nachvollziehbaren Erbringung unserer Sicherheitsdienstleistungen, der Qualitätssicherung, der Transparenz gegenüber Auftraggebern sowie der ordnungsgemäßen Einsatzorganisation.
Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur im erforderlichen Umfang.
8. Verarbeitung von Besucher- oder Gästedaten
Je nach Auftrag kann es erforderlich sein, Daten von Besuchern, Gästen, Lieferanten oder sonstigen Personen zu verarbeiten.
Dies kann insbesondere bei folgenden Tätigkeiten relevant werden:
- Einlasskontrollen- Zutrittsmanagement- Besucherregistrierung- Ausweiskontrollen nach Vorgabe des Auftraggebers- Dokumentation besonderer Vorkommnisse- Durchsetzung des Hausrechts- Sicherheits- oder Ereignisberichte
Welche Daten konkret verarbeitet werden, richtet sich nach dem jeweiligen Auftrag, den Vorgaben des Auftraggebers, den örtlichen Anforderungen sowie den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
9. Digitale Einsatz- und Sicherheitsplattform
Zur Einsatzplanung, Dokumentation, Qualitätssicherung und Berichterstellung können digitale Systeme eingesetzt werden.
Diese Systeme können insbesondere genutzt werden für:
- digitale Einsatzplanung- digitale Wachbücher- Kontrollnachweise- Ereignisberichte- Objektinformationen- Dienstanweisungen- Einsatzberichte- Qualitätskontrolle
Soweit hierbei externe technische Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen. Sofern eine Auftragsverarbeitung vorliegt, schließen wir entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.
10. Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Webseite kann Cookies oder vergleichbare technische Funktionen verwenden.
Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden können. Sie können technisch erforderlich sein, um die Webseite bereitzustellen, oder optional eingesetzt werden, z. B. zur Darstellung bestimmter Funktionen oder zur statistischen Auswertung.
Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Webseite verwendet.
Nicht notwendige Cookies, insbesondere Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies, werden nur eingesetzt, wenn Sie zuvor eingewilligt haben.
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern oder eine erteilte Einwilligung widerrufen.
11. Analyse- und Trackingdienste
Falls auf dieser Webseite Analyse- oder Trackingdienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung, soweit eine solche rechtlich erforderlich ist.
[Optional einfügen, falls tatsächlich genutzt: Wir verwenden auf dieser Webseite folgende Analyse- oder Trackingdienste:- [Dienst eintragen]- [Zweck eintragen]- [Anbieter eintragen]- [Speicherdauer eintragen]]
Falls keine Analyse- oder Trackingdienste eingesetzt werden, kann dieser Abschnitt wie folgt verwendet werden:
Derzeit setzen wir keine Analyse- oder Trackingdienste ein, die ein Nutzerverhalten personenbezogen auswerten.
12. Eingebundene Inhalte und externe Dienste
Unsere Webseite kann Inhalte oder Funktionen externer Anbieter einbinden, z. B. Karten, Schriftarten, Videos, Sicherheitsfunktionen oder technische Dienste.
Beim Aufruf solcher Inhalte können personenbezogene Daten, insbesondere IP-Adressen oder technische Zugriffsdaten, an die jeweiligen Anbieter übermittelt werden.
[Optional einfügen, falls tatsächlich genutzt: Wir verwenden folgende externe Dienste:- [Dienst / Anbieter eintragen]- [Zweck eintragen]- [Datenkategorien eintragen]]
13. Hosting der Webseite
Unsere Webseite wird bei einem technischen Dienstleister gehostet.
Beim Besuch der Webseite verarbeitet der Hosting-Anbieter technische Zugriffsdaten, insbesondere Server-Logdaten, um den sicheren und stabilen Betrieb der Webseite zu gewährleisten.
Mit eingesetzten Dienstleistern schließen wir, soweit erforderlich, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.
[Hosting-Anbieter ergänzen, falls bekannt: Hosting-Anbieter:[Name, Anschrift, Land]]
14. E-Mail-Kommunikation
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht sowie weitere von Ihnen übermittelte Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation per E-Mail Sicherheitsrisiken aufweisen kann. Wenn Sie besonders vertrauliche Informationen übermitteln möchten, empfehlen wir eine vorherige Abstimmung über einen geeigneten Übermittlungsweg.
15. Bewerbungen und Personalgewinnung
Sofern Sie sich bei uns bewerben oder uns personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einer möglichen Tätigkeit übermitteln, verarbeiten wir diese Daten ausschließlich zur Prüfung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Dazu können insbesondere gehören:
- Name- Kontaktdaten- Bewerbungsunterlagen- Qualifikationsnachweise- Sachkundenachweise- beruflicher Werdegang- Verfügbarkeit- sonstige von Ihnen übermittelte Informationen
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.
16. Zahlungs- und Abrechnungsdaten
Im Rahmen der Auftragsabwicklung verarbeiten wir abrechnungsrelevante Daten.
Dazu können insbesondere gehören:
- Rechnungsanschrift- Leistungsdaten- Vertragsdaten- Zahlungsinformationen- steuerlich relevante Angaben
Diese Daten werden verarbeitet, um Leistungen abzurechnen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.
17. Empfänger personenbezogener Daten
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies erforderlich oder gesetzlich zulässig ist.
Empfänger können insbesondere sein:
- interne zuständige Personen- technische Dienstleister- Hosting-Anbieter- Anbieter digitaler Einsatz- und Dokumentationssysteme- Steuerberater- Zahlungsdienstleister- Behörden, soweit gesetzlich erforderlich- Versicherungen, soweit zur Schadenbearbeitung erforderlich- Auftraggeber, soweit dies zur Einsatzdokumentation erforderlich ist
18. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Daten im Zusammenhang mit Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Geschäftsunterlagen können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.
Einsatz- und Dokumentationsdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für Nachweiszwecke, Qualitätssicherung, Vertragserfüllung oder rechtliche Anforderungen erforderlich ist.
19. Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Dazu gehören insbesondere:
- Zugriffsbeschränkungen- Berechtigungskonzepte- vertrauliche Behandlung von Einsatz- und Kundendaten- digitale Dokumentation mit Zugriffsbeschränkung- organisatorische Sicherheitsmaßnahmen- Schulung und Sensibilisierung eingesetzter Mitarbeiter
20. Ihre Rechte
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft- Recht auf Berichtigung- Recht auf Löschung- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung- Recht auf Datenübertragbarkeit- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung- Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.
21. Widerruf von Einwilligungen
Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
22. Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.
Im Falle eines Widerspruchs prüfen wir, ob zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung bestehen.
23. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Für Nordrhein-Westfalen ist zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 4440102 Düsseldorf
Telefon: +49 (0)211 / 38424 - 0E-Mail: poststelle@ldi.nrw.deWebseite: [LDI NRW](https://www.ldi.nrw.de/)
24. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir setzen keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Abläufe oder unsere Leistungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Webseite abrufbar.
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